Zapytanie ofertowe nr 02/2024
Data publikacji: 17.06.2024 r.
Zapytanie ofertowe nr 02/2024
dotyczące usługi hotelowej, gastronomicznej i wynajmu obiektów sportowych
podczas obozów sportowo-aktywizujących w terminie 10.09-20.09.2024
w ramach projektu pn.: „Od aktywności do samodzielności – cykl
obozów sportowych”
- Nazwa i adres zamawiającego:
Fundacja Aktywni Bez Barier
ul. Podchorążych 33, 60-143 Poznań
NIP: 7891759456
tel.: +48 606913809
Adres strony internetowej: https://aktywnibezbarier.org/
- Opis przedmiotu zamówienia
Przedmiotem niniejszego zamówienia jest usługa hotelowa i gastronomiczna podczas obozów sportowo-aktywizujących w terminie 10.09-20.09.2024 w ramach projektu „Od aktywności do samodzielności – cykl obozów sportowych” nr umowy (UM/PW9/2024/2/O_WIELKOPOLSKI/5319), realizowanego w ramach umowy zawartej pomiędzy Fundacją Aktywni Bez Barier a Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.
- Zapytanie dotyczy kodu CPV
55120000-7– Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
55000000-0 – Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego
55100000-1 – Usługi hotelarskie
55270000-3 – Usługi świadczone przez placówki oferujące wyżywienie i miejsca noclegowe
55300000-3 – Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków
- Zadania po stronie Wykonawcy
– Złożenie w terminie oferty na formularzu załączonym do ogłoszenia (załącznik nr 1) w obszarze określającym zapewnienie zakwaterowania z wyżywieniem (śniadanie, obiad, kolacja), w pokojach z łazienkami, ww. terminach dla osób z niepełnosprawnościami (OzN) oraz osób obsługi oddzielnie dla każdego z podanych terminów.
– Złożenie w terminie załącznika nr 2.
– Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę.
– Wykonawca jest związany złożoną ofertą przez okres jej trwania.
– Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
– Wykonawca może, przed upływem terminu składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę.
– Zamawiający nie dopuszcza możliwości udziału w postępowaniu firm pośredniczących.
- Zadania po stronie Zamawiającego
Uregulowanie zobowiązania wynikającego z wystawionej na w/w przedmiot faktury we wskazanym terminie
- Termin i miejsce wykonania zamówienia
Przedmiot zamówienia należy wykonać w całej Polsce, szczegółowe kryteria (dotyczące m.in. obszaru np. konieczności lokalizacji w okolicy stoków narciarskich i jeziora podane zostaną w załączniku 1).
- Warunki udziału w postępowaniu oraz dokumenty wymagane w celu spełnienia warunków
Wymagania formalne wobec Oferenta/Wykonawcy:
– posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, posiada wpis do Ewidencji Działalności Gospodarczej lub Krajowego Rejestru Sądowego
– posiada opinię właściwego miejscowo komendanta powiatowego (miejskiego) Państwowej Straży Pożarnej, potwierdzającą spełnianie przez obiekt lub teren wymagań ochrony przeciwpożarowej
– posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia
– nie jest podmiotem powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy
a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
- uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
- posiadaniu udziałów lub co najmniej 10 % akcji;
- pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
- pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli
– dysponuje potencjałem technicznym, organizacyjnym i merytorycznym niezbędnym do wykonania usługi
– zobowiązuje się w ramach podpisanej umowy do przechowywania w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo oraz udostępnienia kontroli dokumentacji związanej z niniejszym zleceniem do dnia 31 grudnia 2031 r.
Potwierdzenie powyższych warunków ujęte zostało w załączniku nr 2 do niniejszego zapytania.
- Waluta i warunki dotyczące rozliczeń związanych z realizacją niniejszego zamówienia
Ceny oraz wartość zbiorcza zamówienia (netto i brutto) powinny być podane w złotych polskich.
Zamawiający nie wyraża zgody na płatność zaliczkową. Wymagany termin płatności FV nie krótszy niż 14 dni.
- Opis sposobu przygotowania oferty
– Oferta powinna być sporządzona na formularzu ofertowym, zgodnie ze wzorem z załącznika nr1
– Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do podpisania oferty
– Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych.
– W danym obszarze Wykonawca określi cenę dla każdego elementu przedmiotu zamówienia wymienionego w poniższym zestawieniu, podając ją w kwocie brutto oraz netto, z uwzględnieniem wszystkich opłat i podatków (także podatku od towarów i usług) dla wskazanej liczby osób w zamówienia, a także zbiorczo dla całej wartości zamówienia go dotyczącej
– Oferta powinna być sporządzona w języku polskim oraz powinna zawierać pełną nazwę oraz dane adresowe Wykonawcy
– Oferta powinna również uwzględniać poniższe elementy w zakresie zamówienia wymienione poniżej wraz z podpunktami dotyczącego danego Wykonawcy
a) Termin 10.09-20.09.2024
- Zakwaterowanie dla 30 osób w ww. terminie
Oczekujemy zagwarantowania miejsc noclegowych dla 30 osób w ww. terminie - Wyżywienie (śniadanie, obiad – dwudaniowy wraz z surówkami i napojami, kolacja) dla 30 osób w ww. terminie
Ponadto baza noclegowa musi być całkowicie dostosowana do potrzeb OzN poruszających się na wózkach inwalidzkich, niewidomych i niedowidzących.
Poprzez dostosowanie, o którym mowa powyżej rozumie się:
- dostosowanie ciągów komunikacyjnych do poruszania się na wózkach inwalidzkich (podjazdy, windy), polegające przede wszystkim na tym, że:
– korytarze i pokoje hotelowe nie powinny mieć wykładzin utrudniających poruszanie się wózkiem inwalidzkim,
drzwi wejściowe oraz drzwi pomieszczeń ogólnodostępnych (np. restauracja hotelowa), a także drzwi pokoi przeznaczonych dla gości poruszających się na wózkach inwalidzkich powinny mieć odpowiednią szerokość, podobnie jak korytarze,
– aby wykręcić wózkiem, potrzeba przynajmniej 150 cm szerokości, co nakłada konieczność zachowania takiej odległości w miejscach, w których zawrócenie wózkiem może być potrzebne,
przystosowana powinna być także przestrzeń służąca spożyciu posiłków.
- dostosowanie pokoi i łazienek dla osób poruszających się na wózkach inwalidzkich, polegające przede wszystkim na tym, że:
– w przystosowanej łazience – brodzik typu brodzik z prysznicem,
– uchwyty umożliwiające podparcie przy toalecie oraz umożliwiające swobodnego podjazdu pod umywalkę,
– przystosowanie pokoju hotelowego musi umożliwiać manewrowanie na wózkach inwalidzkich, tj. winda powinna znajdować się blisko pokoju, umożliwiać przemieszczanie się bezpośrednio z wózka na łóżko, bez konieczności przenoszenia się do innego pomieszczenia.
- dostosowanie sali restauracyjnej dla osób poruszających się na wózkach inwalidzkich polegające przede wszystkim na tym, że:
– w sali restauracyjnej znajdującej się stół lub stoły umożliwiające swobodne podjechanie wózkiem w pobliże stołu, jak podsuwa się krzesło, lub stół na odpowiedniej wysokości,
– odpowiednie miejsce do spożywania posiłków, aby zachować komfort.
- dostosowanie pomieszczeń dydaktycznych/sal konferencyjnych i obiektów rekreacyjnych dla osób poruszających się na wózkach inwalidzkich.
- Osoba uprawniona do kontaktu z potencjalnymi Wykonawcami
Osobą uprawnioną do kontaktów w sprawie niniejszego zapytania jest p. Piotr Urbański:
e-mail: biuro@aktywnibezbarier.org
Z w/w osobą należy kontaktować się we wszelkich sprawach, dotyczących prowadzonego postępowania wyłaniania wykonawcy od momentu otrzymania niniejszego dokumentu, aż do rozstrzygnięcia wyboru.
- Miejsce, termin i sposób złożenia oferty
– Oferta musi być złożona do dnia 01.07.2024 r. do godz. 23.59
– Oferty otrzymane po ww. terminie nie będą rozpatrywane
– Ofertę należy złożyć w wersji elektronicznej na adres e-mail:
biuro@aktywnibezbarier.org lub osobiście w siedzibie Fundacji, zatytułowaną następująco: „Oferta na usługę hotelową, gastronomiczną… w ramach projektu pt.: „Od aktywności do samodzielności – cykl obozów sportowych”
– Wybór ofert nastąpi do dnia 02.07.2024 r. i zakończony zostanie protokołem
- Kryteria oceny ofert i wyboru Wykonawcy
W celu wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający dokona oceny i wyboru ofert spośród Wykonawców spełniających warunki określone w punkcie 7, a także w oparciu o następujące kryteria:
Koszt oferty w badanym zakresie – 100%
Zamawiający będzie badał cenę dla każdego elementu z oferty, sumując wskazane wartości poszczególnych elementów zamieszczonych w zapytaniu – zakwaterowanie i wyżywienie. Najkorzystniejsza oferta otrzymuje maksymalną punktację, zgodnie z zastosowaną w zapytaniu ofertowym wagą (100%).
Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych zgodnie z punktem 9
- Sposób obliczenia oferty
Wagi procentowe przypisane do poszczególnych kryteriów oceny ofert
1. Koszt oferty w badanym zakresie – 100%
Sposób przyznawania punktacji za spełnienie kryterium:
(Kmin / Kbad) * 100%) * 100= Ilość punktów
gdzie:
Kmin – koszt brutto oferty najtańszej
Kbad – koszt brutto oferty badanej
100 – współczynnik stały
- Formalności, jakie powinny być dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy
W dniu 01.07.2024 r. Zamawiający przeprowadzi analizę złożonych ofert. W tym czasie zastrzega sobie prawo do negocjacji i wyjaśnień dotyczących zakresu oferty.
Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą końcową ocenę oraz spełni inne wymagania zamieszczone w zapytaniu ofertowym.
Oceny i wyboru ofert dokona powołana w tym celu Komisja. Po dokonaniu oceny i wyborze oferty zostanie sporządzony protokół podpisany przez członków Komisji.
Wybranego kontrahenta Komisja zaprosi do podpisania umowy. Jeżeli kontrahent, którego oferta została wybrana, odstąpi od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert dla danego zapytania. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi na swojej stronie internetowej www.aktywnibezbarier.org. Ogłoszenie zwycięzcy niniejszego postępowania ofertowego nastąpi w dniu 02.07.2024 r.
- Termin związania ofertą
Termin związania ofertą wynosi 30 dni od upływu terminu składania ofert
- Finansowanie
Zamówienie jest współfinansowane ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych w ramach projektu „Od aktywności do samodzielności – cykl obozów sportowych)”.
- Uwagi końcowe
Z możliwości realizacji zamówienia będą wyłączone podmioty, które powiązane są z beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności, związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lub kapitałowo.
Niniejsze ogłoszenie nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy prawo zamówień publicznych, a propozycje składane przez zainteresowane podmioty nie są ofertami w rozumieniu kodeksu cywilnego.
Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania do zawarcia umowy. Fundacja Aktywni Bez Barier może odstąpić od podpisania umowy bez podania uzasadnienia swojej decyzji.
Niniejsze zapytanie ofertowe nie zobowiązuje Fundacji Aktywni Bez Barier do żadnego określonego działania. Wydanie niniejszego zapytania nie zobowiązuje Fundacji Aktywni Bez Barier do akceptacji oferty w całości lub w jej części, bez względu na jej zawartość cenową i nie zobowiązuje do składania wyjaśnień czy powodów akceptacji lub odrzucenia oferty.
Fundacja Aktywni Bez Barier nie może być pociągana do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez oferentów w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty.
- Postanowienia końcowe
