Zapytanie ofertowe nr 1/02/2022

Data publikacji: 17.02.2022 r.

Zapytanie ofertowe nr 1/02/2022

dotyczące usługi hotelowej, gastronomicznej i wynajmu obiektów sportowych podczas warsztatów sportowo-aktywizujących w dniach: 27.02.2022 r. do 09.03.2022 r. w ramach projektu „Od aktywności do samodzielności – warsztaty”.

1. Nazwa i adres zamawiającego:

Fundacja Aktywni Bez Barier
ul. Podchorążych 33, 60-143, Poznań
NIP: 7891759456
tel.: +48 606913809

Adres strony internetowej: https://aktywnibezbarier.org/

2. Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem niniejszego zamówienia jest usługa hotelowa, gastronomiczna oraz wynajmu obiektów sportowych podczas warsztatów sportowo-aktywizujących w ww. terminach r. w ramach projektu „Od aktywności do samodzielności – warsztaty”, realizowanego w ramach umowy nr ZZO/000306/15/D z dnia 19.04.2021 r. podpisanej pomiędzy Fundacją Aktywni Bez Barier a Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.

3. Zapytanie dotyczy kodu CPV:

55120000-7– Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
55000000-0 – Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego
55100000-1 – Usługi hotelarskie
55270000-3 – Usługi świadczone przez placówki oferujące wyżywienie i miejsca noclegowe
55300000-3 – Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków
45212140-9 – Obiekty rekreacyjne

4. Zadania po stronie Wykonawcy

• Złożenie w terminie oferty na formularzu załączonym do ogłoszenia (załącznik nr 1) w obszarze określającym zapewnienie zakwaterowania z wyżywieniem (śniadanie, obiadokolacja), w pokojach z łazienkami, a także wynajem obiektów sportowych w ww. terminie dla 30. osób z niepełnosprawnościami (OzN) oraz 15 osób obsługi.
• Złożenie w terminie załącznika nr 2.
• Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę.
• Wykonawca jest związany złożoną ofertą przez okres 30 dni.
• Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna  się wraz z upływem terminu składania ofert.
• Wykonawca może, przed upływem terminu składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę.
• Zamawiający nie dopuszcza możliwości udziału w postępowaniu firm pośredniczących.

5. Zadania po stronie Zamawiającego

• Przygotowanie pełnej dokumentacji potrzebnej do rozliczenia,
• Uregulowanie zobowiązania wynikającego z wystawionej na w/w przedmiot faktury we wskazanym terminie.

6. Termin i miejsce wykonania zamówienia

• Przedmiot zamówienia należy wykonać w mieście Białka Tatrzańska lub okolice, maksymalnie 3 km od Ośrodka Narciarskiego Kotelnica Białczańska w ww. terminie.

7. Warunki udziału w postępowaniu oraz dokumenty wymagane w celu spełnienia warunków

Wymagania formalne wobec Oferenta/Wykonawcy:

• posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, posiada wpis do Ewidencji Działalności Gospodarczej lub Krajowego Rejestru Sądowego;
• posiada opinię właściwego miejscowo komendanta powiatowego (miejskiego) Państwowej Straży Pożarnej, potwierdzającą spełnianie przez obiekt lub teren wymagań ochrony przeciwpożarowej;
• posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;
• nie jest podmiotem powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy
  a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
  1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
  2. posiadaniu udziałów lub co najmniej 10 % akcji;
  3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
  4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli
• dysponuje potencjałem technicznym, organizacyjnym i merytorycznym niezbędnym do wykonania usługi.
• zobowiązuje się w ramach podpisanej umowy do przechowywania w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo oraz udostępnienia kontroli dokumentacji związanej z niniejszym zleceniem do dnia 31 grudnia 2027 r.

Potwierdzenie powyższych warunków ujęte zostało w załączniku nr 2 do niniejszego zapytania.

8. Waluta i warunki dotyczące rozliczeń związanych z realizacją niniejszego zamówienia

Ceny oraz wartość zbiorcza zamówienia powinny być podane w złotych polskich.

Zamawiający nie wyraża zgody na płatność zaliczkową. Wymagany termin płatności FV nie krótszy niż 14 dni.

9. Opis sposobu przygotowania oferty:

Oferta powinna być sporządzona na formularzu ofertowym, zgodnie ze wzorem z załącznika nr 1.
Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do podpisania oferty.

Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych.
W danym obszarze Wykonawca określi cenę dla każdego elementu przedmiotu zamówienia wymienionego w poniższym zestawieniu, podając ją w kwocie brutto oraz netto, z uwzględnieniem wszystkich opłat i podatków (także podatku od towarów i usług) dla wskazanej liczby osób w zamówieniu, a także zbiorczo dla całej wartości zamówienia go dotyczącej.
Oferta powinna być sporządzona w języku polskim oraz powinna zawierać pełną nazwę oraz dane adresowe Wykonawcy.

Oferta powinna również uwzględniać poniższe elementy w zakresie zamówienia wymienione poniżej wraz z podpunktami dotyczącego danego Wykonawcy.
a) Zakwaterowanie dla 45 osób w ww. terminie.
Oczekujemy zagwarantowania miejsc noclegowych dla 45 osób w ww. terminie.
b) Wyżywienie (śniadanie, obiadokolacja – dwudaniowa wraz z surówkami i napojami) dla 45 osób w ww. terminach.
c) Wynajem obiektów sportowych w ww. terminie.
Oczekujemy zapewnienia dostępu do obiektów, takich jak: siłownia, sala gimnastyczna, sauna.
Baza noclegowa i obiekty sportowe muszą być całkowicie dostosowane do potrzeb OzN poruszających się na wózkach inwalidzkich, niewidomych i niedowidzących (wytyczne zał nr 4).

10. Osoba uprawniona do kontaktu z potencjalnymi Wykonawcami

Osobą uprawnioną do kontaktów w sprawie niniejszego zapytania jest p. Marlena Zduńczyk:
e-mail: biuro@aktywnibezbarier.org

Z w/w osobą należy kontaktować się we wszelkich sprawach, dotyczących prowadzonego postępowania wyłaniania wykonawcy od momentu otrzymania niniejszego dokumentu, aż do rozstrzygnięcia wyboru.

11. Miejsce, termin i sposób złożenia oferty:

a) Oferty muszą być złożone do dnia 23.02.2022 r. do godz. 23.59
Ofertę należy złożyć w wersji elektronicznej na adres
e-mail: biuro@aktywnibezbarier.org zatytułowaną następująco: „Oferta na usługę hotelową, gastronomiczną… w ramach projektu pt.: „Od aktywności do samodzielności – warsztaty”.

Oferty otrzymane po ww. terminie nie będą rozpatrywane.
b) Wybór ofert nastąpi do dnia 24.02.2022 r. i zakończony zostanie protokołem.

12. Kryteria oceny ofert i wyboru Wykonawcy:

W celu wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający dokona oceny i wyboru ofert spośród Wykonawców spełniających warunki określone w punkcie 7, a także w oparciu o następujące kryteria:
1. Koszt oferty w badanym zakresie – 100%

Zamawiający będzie badał cenę dla każdego elementu z oferty, sumując wskazane wartości poszczególnych elementów zamieszczonych w zapytaniu – zakwaterowanie, wyżywienie, wynajem obiektów sportowych. Najkorzystniejsza oferta otrzymuje maksymalną punktację, zgodnie z zastosowaną w zapytaniu ofertowym wagą (100%).

Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych zgodnie z punktem 9.

13. Sposób obliczenia oferty

Wagi procentowe przypisane do poszczególnych kryteriów oceny ofert
1. Koszt oferty w badanym zakresie – 100%

Sposób przyznawania punktacji za spełnienie kryterium:
((Kmin / Kbad) * 100%) * 100= Ilość punktów
gdzie:
Kmin – koszt brutto oferty najtańszej
Kbad – koszt brutto oferty badanej
100 – współczynnik stały

14. Formalności, jakie powinny być dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy

W dniu 24.02.2022 r. Zamawiający przeprowadzi analizę złożonych ofert. W tym czasie zastrzega sobie prawo do negocjacji i wyjaśnień dotyczących zakresu oferty.
Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą końcową ocenę oraz spełni inne wymagania zamieszczone w zapytaniu ofertowym.
Oceny i wyboru ofert dokona powołana w tym celu Komisja. Po dokonaniu oceny i wyborze oferty zostanie sporządzony protokół podpisany przez członków Komisji.
Wybranego kontrahenta Komisja zaprosi do podpisania umowy.
Jeżeli kontrahent, którego oferta została wybrana, odstąpi od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert dla danego zapytania.
O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi na swojej stronie internetowej www.aktywnibezbarier.org. Ogłoszenie zwycięzcy niniejszego postępowania ofertowego nastąpi w dniu 24.02.2022 r.

15. Termin związania ofertą

Termin związania ofertą wynosi 30 dni od upływu terminu składania ofert.

16. Finansowanie

Zamówienie jest współfinansowane ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych w ramach projektu „Od aktywności do samodzielności”.

17. Uwagi końcowe

Z możliwości realizacji zamówienia będą wyłączone podmioty, które powiązane są z beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności, związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lub kapitałowo.
Niniejsze ogłoszenie nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy prawo zamówień publicznych, a propozycje składane przez zainteresowane podmioty nie są ofertami w rozumieniu kodeksu cywilnego.
Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania do zawarcia umowy. Fundacja Aktywni Bez Barier może odstąpić od podpisania umowy bez podania uzasadnienia swojej decyzji. Niniejsze zapytanie ofertowe nie zobowiązuje Fundacji Aktywni Bez Barier do żadnego określonego działania. Wydanie niniejszego zapytania nie zobowiązuje Fundacji Aktywni Bez Barier do akceptacji oferty w całości lub w jej części, bez względu na jej zawartość cenową i nie zobowiązuje do składania wyjaśnień czy powodów akceptacji lub odrzucenia oferty. Fundacja Aktywni Bez Barier nie może być pociągana do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez oferentów w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty.

18. Postanowienia końcowe

Do zapytania ofertowego dołączono:
Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy
Załącznik nr 2 – Oświadczenie o spełnieniu wymogów formalnych oraz braku powiązań kapitałowych lub osobowych