Zapytanie ofertowe nr 2/02/2022

Data publikacji: 24.02.2022 r.

Zapytanie ofertowe nr 2/02/2022

dotyczące usługi przeprowadzenia audytu zewnętrznego

w ramach projektu „Od aktywności do samodzielności – warsztaty”

1. Nazwa i adres zamawiającego:

Fundacja Aktywni Bez Barier
Ul. Podchorążych 33, 60-143, Poznań
NIP: 7891759456
tel.: +48 606913809

Adres strony internetowej: https://aktywnibezbarier.org/

2. Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem niniejszego zamówienia jest jest usługa przeprowadzenia audytu zewnętrznego w ramach projektu „Od aktywności do samodzielności – warsztaty”, realizowanego w ramach umowy nr ZZO/000306/15/D z dnia 19.04.2021 r. podpisanej pomiędzy Fundacją Aktywni Bez Barier a Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych. 

Projekt realizowany jest na terenie Rzeczpospolitej Polskiej w terminie 01.03,2021 r. – 31.03.2022 r. Założeniem Projektu jest rehabilitacja poprzez sport, zwiększająca samodzielność osób z niepełnosprawnościami. W ramach projektu została przewidziana organizacja warsztatów trwających śr. 10 dni

Przewidywana łączna liczba dokumentów księgowych występujących w projekcie wyniesie około 300. Przewidywana łączna liczba dokumentów rekrutacyjnych występujących w projekcie wyniesie około 220.

Celem audytu zewnętrznego jest uzyskanie racjonalnego zapewnienia, że koszty poniesione w ramach realizacji zadania/projektu są kwalifikowalne, a zadanie/projekt jest realizowany zgodnie z przepisami prawa, z wnioskiem i umową oraz wydanie opinii w tym zakresie.

Audyt powinien obejmować w szczególności:
1. weryfikację kwalifikowalności poniesionych kosztów i sposobu ich dokumentowania, w tym m.in.:
1. weryfikację, na podstawie reprezentatywnej próby, oryginałów dowodów księgowych dokumentujących zdarzenia dotyczące realizacji zadania/projektu (w okresie objętym audytem), w tym weryfikację opisu dowodów księgowych (klauzul), zgodnie z warunkami umowy; dobór próby powinien być oparty na metodach statystycznych,
2. ocenę prawidłowości i wiarygodności poniesionych kosztów (w tym m.in. czy zostały faktycznie poniesione, czy są zasadne i oszczędne, czy są związane z realizacją zadania/projektu, czy zostały poniesione w terminie realizacji zadania/projektu),
3. sprawdzenie wniesienia przez Wnioskodawcę wkładu własnego, zgodnie z warunkami wskazanymi w umowie,
4. kontrolę zgodności prowadzenia rachunkowości z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223, z późn. zm.), w części dotyczącej audytowanego zadania/projektu,
5. sprawdzenie, czy prowadzona jest wyodrębniona ewidencja księgowa w zakresie zdarzeń dotyczących realizacji zadania/projektu, zgodnie z zasadami wskazanymi w umowie,
6. sprawdzenie statusu podatkowego Wnioskodawcy (w szczególności w zakresie podatku VAT),
2. weryfikację zgodności danych przekazywanych w sprawozdaniu z realizacji zadania/projektu w części dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji zadania/projektu,
3. weryfikację sposobu pozyskiwania i przechowywania oraz przetwarzania danych o uczestnikach zadania/projektu, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.),
4. weryfikację sposobu monitorowania zadania/projektu przez Wnioskodawcę (osiągania celu zadania/projektu), dotrzymanie harmonogramu realizacji działań w zadaniu/projekcie,
5. o ile dotyczy danego Wnioskodawcy – ocenę poprawności udzielania zamówień publicznych obejmującą w szczególności sprawdzenie, czy Wnioskodawca prawidłowo stosuje ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.). W przypadku Wnioskodawców, którzy nie są zobligowani do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, audyt powinien obejmować prawidłowość zakupu dostaw i usług pod względem gospodarności.
6. weryfikację sposobu realizacji działań promocyjnych, zgodnie z warunkami umowy,
7. weryfikację sposobu prowadzenia i archiwizowania dokumentacji zadania/projektu,
8. sprawdzenie, czy Wnioskodawca wdrożył zalecenia po przeprowadzonych kontrolach oraz usunął uchybienia, jeśli takie zostały wykryte.

Audyt zewnętrzny powinien zostać przeprowadzony zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Praktyki Zawodowej Audytu Wewnętrznego, stanowiącymi załącznik do Komunikatu Nr 4 Ministra Finansów z dnia 20 maja 2011 r. w sprawie standardów audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2011 r. Nr 5, poz. 23).

Raport/sprawozdanie z audytu zewnętrznego powinien zawierać w szczególności następujące elementy:
1. datę sporządzenia raportu/sprawozdania,
2. nazwę i adres podmiotu realizującego zadanie/projekt,
3. nazwę podmiotu przeprowadzającego audyt zewnętrzny,
4. nazwę audytowanego zadania/projektu, numer i datę umowy, która dotyczy audytowanego zadania/projektu,
5. całkowitą wartość zadania/projektu w tym całkowitą wartość kosztów kwalifikowalnych, kwotę dofinansowania,
6. termin realizacji zadania/projektu oraz zwięzły opis audytowanego zadania/projektu,
7. imiona i nazwiska audytorów uczestniczących w audycie oraz numer imiennego upoważnienia do przeprowadzenia audytu zewnętrznego,
8. termin przeprowadzenia audytu zewnętrznego,
9. okres objęty audytem zewnętrznym,
10. cel audytu zewnętrznego,
11. zakres przedmiotowy audytu zewnętrznego, w tym dokumenty (rodzaj, numer, itp.), które zostały poddane badaniu,
12. podjęte działania i zastosowane techniki audytu zewnętrznego,
13. informacja czy badanie audytowe zostało przeprowadzone na podstawie wszystkich dokumentów, czy też na próbie dokumentów oraz informacja o sposobie doboru próby do zadania audytowego,
14. ustalenia stanu faktycznego,
15. wskazanie stwierdzonych problemów w trakcie realizacji zadania/projektu wraz ze wskazaniem ich wagi,
16. określenie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień,
17. uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień, ewentualne rekomendacje,
18. podpisy audytorów sporządzających raport/sprawozdanie.

Wszystkie strony raportu/sprawozdania z przeprowadzonego audytu powinny być ponumerowane i parafowane przez audytora zewnętrznego.

3. Zapytanie dotyczy kodu CPV:

79200000-6 – Usługi księgowe, audytorskie i podatkowe

4. Zadania po stronie Wykonawcy
   • złożenie w terminie oferty,
   • złożenie w terminie załącznika nr 1,
   • złożenie aktualnego odpisu KRS lub CEIDG,
   • Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę,
   • Wykonawca jest związany złożoną ofertą przez okres 30 dni,
   • złożenie dokumentacji poświadczającej posiadane doświadczenie w zakresie wykazanym w ust 7 pkt 2 niniejszego zapytania,
   • złożenie dokumentacji wykazanej w ust 7 pkt 3,
   • bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert,
   • Wykonawca może, przed upływem terminu składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę,
   • Zamawiający nie dopuszcza możliwości udziału w postępowaniu firm pośredniczących.
5. Zadania po stronie Zamawiającego

• udostępnienie wszelkiej niezbędnej dokumentacji potrzebnej do przeprowadzenia zakupionej usługi,
• uregulowanie zobowiązania wynikającego z wystawionej na w/w przedmiot faktury we wskazanym terminie,
• Zamawiający zastrzega możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. W takim przypadku, Zamawiający nie ponosi kosztów postępowania.

6. Termin i miejsce wykonania zamówienia

• Przedmiot zamówienia należy wykonać w siedzibie Zamawiającego w okresie 16-30.03.2022 r.

7. Warunki udziału w postępowaniu oraz dokumenty wymagane w celu spełnienia warunków

Wymagania formalne wobec Oferenta/Wykonawcy:

• posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, posiada wpis do Ewidencji Działalności Gospodarczej lub Krajowego Rejestru Sądowego;

2. Przez podmioty o niezbędnym doświadczeniu należy rozumieć podmioty:
– dysponujące osobami o udokumentowanych kwalifikacjach,
– posiadające udokumentowane doświadczenie w zakresie audytowania zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych (przynajmniej 3 zadania/projekty),
– posiadające udokumentowane doświadczenie związane z badaniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych,
– posiadające udokumentowane doświadczenie w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego i/lub audytu wewnętrznego.

Przez osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie w zakresie przeprowadzania audytu należy rozumieć osoby spełniające warunki określone w art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.). W przypadku osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu zewnętrznego projektu warunki wskazane w ust. 3 pkt 2-4 stosuje się odpowiednio.

3. Podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego zadania/projektu zobligowany jest do złożenia:
– wykazu wykonanych audytów zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych wraz z terminem ich wykonania,
– wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia,
– potwierdzonych za zgodność z oryginałem dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe uprawniające do przeprowadzenia zadania audytowego.

4. Dokumenty, o których mowa w ust. 3, powinny dotyczyć zarówno kwalifikacji i doświadczenia osób, które będą bezpośrednio uczestniczyć w wykonaniu audytu, jak również podmiotu ubiegającego się o uzyskanie zlecenia na przeprowadzenie audytu. Złożenie dokumentów potwierdzających posiadanie odpowiedniego doświadczenia przez podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego zadania/projektu powinno stanowić wymóg w stosunku do oferentów ubiegających się o zlecenie tej usługi.

5. Skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny zadania/projektu powinien być co najmniej dwuosobowy. W skład zespołu powinna wchodzić co najmniej jedna osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta.

6. Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać wymóg bezstronności i niezależności od badanego Wnioskodawcy. Bezstronność i niezależność nie jest zachowana, jeżeli osoba lub podmiot przeprowadzający audyt zewnętrzny:
• posiada udziały, akcje lub inne tytuły własności w Jednostce audytowanej lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej, w której ma wykonać usługę dotyczącą audytu zewnętrznego zadania/projektu,
• jest lub był w ciągu ostatnich 3 lat przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych bądź zarządzających lub pracownikiem Jednostki audytowanej albo jednostki z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej,
• osiągnął, chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat, co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz Jednostki audytowanej, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych – nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt,
• w ciągu ostatnich 3 lat uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu zewnętrznego,
• jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będącą w organach nadzorczych Jednostki audytowanej albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby,
• jest lub był zaangażowany w planowanie, realizację, zarządzanie zadaniem/projektem, który następnie audytuje,
• z innych powodów nie spełnia warunków bezstronności i niezależności.
7. Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać również wymóg bezstronności i niezależności od PFRON. Poprzez spełnienie warunku bezstronności i niezależności rozumie się przede wszystkim nie pozostawanie w stosunku pracy z PFRON osób wykonujących audyt zewnętrzny.
8. Osoby przeprowadzające audyt zewnętrzny składają pisemne oświadczenie
o bezstronności i niezależności (załącznik nr 1). Oświadczenia stanowią załączniki do umowy podpisywanej pomiędzy Wnioskodawcą a wykonawcą audytu zewnętrznego.
9. Znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;
10. Zobowiązuje się w ramach podpisanej umowy do przechowywania w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo oraz udostępnienia kontroli dokumentacji związanej z niniejszym zleceniem do dnia 31 grudnia 2025 r. z zastrzeżeniem, że termin ten może ulec zmianie w wyniku wydłużenia się okresu zamknięcia perspektywy finansowej.

Potwierdzenie powyższych warunków ujęte zostało w załączniku nr 1 do niniejszego zapytania.

8. Waluta i warunki dotyczące rozliczeń związanych z realizacją niniejszego zamówienia

Ceny oraz wartość zbiorcza zamówienia powinny być podane w złotych polskich.

Zamawiający nie wyraża zgody na płatność zaliczkową. Wymagany termin płatności FV nie krótszy niż 14 dni.

9. Opis sposobu przygotowania oferty:

Oferta powinna być sporządzona na formularzu ofertowym, zgodnie ze wzorem z załącznika nr 1.
Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do podpisania oferty. Pełnomocnictwo do podpisania oferty musi być dołączone do oferty o ile nie wynika ono z innych dokumentów załączonych przez Wykonawcę.
W przypadku gdy Wykonawca składa kopie dokumentu, musi być ona poświadczona za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę. Wykonawca umieszcza na treści dokumentu zapis „za zgodność z oryginałem” oraz sygnuje podpisem osób uprawnionych do składania oświadczeń woli, które podpisały ofertę.

Oferta powinna być sporządzona w języku polskim oraz powinna zawierać pełną nazwę oraz dane adresowe Wykonawcy. Dopuszczalne jest składanie ofert częściowych lub wariantowych. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

10. Osoba uprawniona do kontaktu z potencjalnymi Wykonawcami

Osobą uprawnioną do kontaktów w sprawie niniejszego zapytania jest p. Marlena Zduńczyk:
e-mail: biuro@aktywnibezbarier.org

Z w/w osobą należy kontaktować się we wszelkich sprawach, dotyczących prowadzonego postępowania wyłaniania wykonawcy od momentu otrzymania niniejszego dokumentu, aż do rozstrzygnięcia wyboru.

11. Miejsce, termin i sposób złożenia oferty:

a) Oferty muszą być złożone do dnia 03.03.2022 r. do godz. 23.59
Ofertę należy złożyć w wersji elektronicznej na adres
e-mail: biuro@aktywnibezbarier.org zatytułowaną następująco: „Oferta na usługę dotyczącą przeprowadzenia audytu zewnętrznego w ramach projektu „Od aktywności do samodzielności – warsztaty”.

Oferty otrzymane po ww. terminie nie będą rozpatrywane.
b) Wybór ofert nastąpi do dnia 04.03.2022 r. i zakończony zostanie protokołem.

12. Kryteria oceny ofert i wyboru Wykonawcy:

W celu wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający dokona oceny i wyboru ofert spośród Wykonawców spełniających warunki określone w punkcie 7, a także w oparciu o następujące kryteria:
1. Koszt oferty w badanym zakresie – 100%

Najkorzystniejsza oferta otrzymuje maksymalną punktację, zgodnie z zastosowaną w zapytaniu ofertowym wagą (100%).

Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych zgodnie z punktem 9.

13. Sposób obliczenia oferty

Wagi procentowe przypisane do poszczególnych kryteriów oceny ofert
1. Koszt oferty w badanym zakresie – 100%

Sposób przyznawania punktacji za spełnienie kryterium:
((Kmin / Kbad) * 100%) * 100= Ilość punktów
gdzie:
Kmin – koszt brutto oferty najtańszej
Kbad – koszt brutto oferty badanej
100 – współczynnik stały

14. Formalności, jakie powinny być dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy

W dniu 04.03.2022 r. Zamawiający przeprowadzi analizę złożonych ofert. W tym czasie zastrzega sobie prawo do negocjacji i wyjaśnień dotyczących zakresu oferty.
Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą końcową ocenę oraz spełni inne wymagania zamieszczone w zapytaniu ofertowym.
Oceny i wyboru ofert dokona powołana w tym celu Komisja. Po dokonaniu oceny i wyborze oferty zostanie sporządzony protokół podpisany przez członków Komisji.
Wybranego kontrahenta Komisja zaprosi do podpisania umowy.
Jeżeli kontrahent, którego oferta została wybrana, odstąpi od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert dla danego zapytania.
O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi na swojej stronie internetowej www.aktywnibezbarier.org. Ogłoszenie zwycięzcy niniejszego postępowania ofertowego nastąpi w dniu 04.03.2022 r.

15. Termin związania ofertą

Termin związania ofertą wynosi 30 dni od upływu terminu składania ofert.

16. Finansowanie

Zamówienie jest współfinansowane ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych w ramach projektu „Od aktywności do samodzielności – warsztaty”.

17. Uwagi końcowe

Z możliwości realizacji zamówienia będą wyłączone podmioty, które powiązane są z beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności, związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lub kapitałowo.
Niniejsze ogłoszenie nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy prawo zamówień publicznych, a propozycje składane przez zainteresowane podmioty nie są ofertami w rozumieniu kodeksu cywilnego.
Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania do zawarcia umowy. Fundacja Aktywni Bez Barier może odstąpić od podpisania umowy bez podania uzasadnienia swojej decyzji. Niniejsze zapytanie ofertowe nie zobowiązuje Fundacji Aktywni Bez Barier do żadnego określonego działania. Wydanie niniejszego zapytania nie zobowiązuje Fundacji Aktywni Bez Barier do akceptacji oferty w całości lub w jej części, bez względu na jej zawartość cenową i nie zobowiązuje do składania wyjaśnień czy powodów akceptacji lub odrzucenia oferty. Fundacja Aktywni Bez Barier nie może być pociągana do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez oferentów w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty.

18. Postanowienia końcowe

Do zapytania ofertowego dołączono:
Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy
Załącznik nr 2 – Oświadczenie o spełnieniu wymogów formalnych oraz braku powiązań kapitałowych lub osobowych